Controle de estoque

O depósito da sua empresa é tão desorganizado que você sua frio toda vez que precisa fazer o controle de estoque? Se isso acontece, saiba que está cometendo um erro, e que ele é grave. A gestão das mercadorias é fundamental para evitar o acúmulo ou falta de produtos e ajuda a gerenciar as finanças do negócio.

O empreendedor que não faz o controle de estoque está sujeito a levar prejuízo, pois as mercadorias podem sumir na bagunça, estragar ou passar a data de vencimento. Além disso, se ele não sabe o que tem no depósito, ignora as quantidades disponíveis para venda e, consequentemente, o potencial financeiro do negócio.

A gestão de estoque é uma atividade básica para qualquer empresa, mas muitos empreendedores o executam de forma incorreta. Isso ocasiona os “furos” de estoque, quando as quantidades físicas não batem com o registro em fichas ou planilhas. Quando o controle é bem feito, o empreendedor ganha tempo e dinheiro. 

Como fazer o controle de estoque

1 – Registre todas as entradas e saídas

A regra básica do controle de estoque é: registre todas as entradas e saídas de produtos rigidamente. Para isso, o empreendedor pode usar fichas impressas, planilhas ou ferramentas gratuitas e pagas, como as listadas aqui.

Sempre que um item entrar no estoque, você deve se preocupar em classificá-lo de acordo com os critérios estabelecidos. Registre informações básicas, como marca, tipo, cor, tamanho, acessórios, variações, dimensões, preço de custo e de venda, prazo de validade e, é claro, quantidade.

Assim que o produto sair de estoque — seja por venda, vencimento ou dano — a saída deve ser registrada.

2 – Fiscalize com frequência

Manter a planilha ou ferramenta de controle de estoque atualizada é fundamental para evitar a perda de produtos. Estabeleça uma periodicidade para analisá-la, entendendo quais mercadorias precisam ser vendidas logo. As que estão perto da data de validade, por exemplo, podem ser colocadas em promoção.

Ficar de olho no estoque também ajuda o empreendedor a enxergar possibilidades de venda. Certos produtos podem ter pouca saída quando são adquiridos pela empresa, mas vêm a calhar em datas específicas, como Dia das Mães ou Natal. Saiba o que está disponível e escolha as melhores datas para colocá-los em destaque.

3 – Delegue e controle

Se você não tiver tempo de fazer o controle de estoque, cogite a possibilidade de contratar um funcionário. Dependendo do tamanho do negócio, é muito importante ter um colaborador focado nisso.

Não permita que as mercadorias sejam retiradas do estoque sem a autorização do responsável. Quem as retirar deve preencher uma requisição e deixar sua identificação registrada.

4 – Inventário rotativo

O inventário rotativo pode ser bastante útil para manter o controle do estoque. Neste sistema, o responsável escolhe alguns itens para serem contados diariamente. Se ele encontrar diferenças entre a quantidade física e a quantidade registrada na planilha, deve-se investigar a causa para que o problema não volte a acontecer.

5 – Crie métodos e normas

A gestão de estoque deve ser feita de forma profissional e organizada. Para isso, estabeleça métodos: quantos itens serão contados por dia, quais características serão registradas nas fichas, qual o processo para liberar a retirada de produtos e assim por diante. Diante das informações, o gestor poderá calcular o giro das mercadorias para melhorar as vendas. Por fim, terá certeza de que todos os produtos estão sendo aproveitados pelo negócio.